Centralino telefonico: meglio fisico o in cloud?

I tempi cambiano, corrono, modificano il nostro rapporto con le altre persone e con gli oggetti, anche a livello professionale. 
Se fino a pochi anni fa il telefono era il fulcro attorno cui ruotava l'ufficio, oggi quel perimetro ha allargato il proprio spazio: comunicare non significa più soltanto alzare una cornetta, ma orchestrare un flusso costante e dinamico di chiamate vocali, videochiamate in alta definizione e chat istantanee.

In tale scenario, dove la comunicazione diventa il cuore pulsante della strategia, in Enegan aiutiamo le aziende a trasformare il vecchio centralino in un sistema di collaborazione integrato, capace di connettere il team aziendale ovunque e in qualsiasi momento.

Cos'è e come funziona un centralino telefonico

Noto anche con il termine tecnico di Private Branch Exchange (PBX), il centralino telefonico è la cabina di regia di un'impresa: consiste in una rete telefonica privata che coordina tutte le comunicazioni aziendali, tra i dipendenti interni e tra questi e il mondo esterno.

Il suo funzionamento è regolato da tre fasi precise: 
- incoming (gestione dell'arrivo della chiamata), 
- routing (smistamento della chiamata interna)
- outgoing (smistamento della chiamata esterna).
Esistono poi diversi tipi di centralino telefonico negli uffici: analizziamoli nei paragrafi successivi.

Centralino fisico: come funziona

Il centralino fisico (analogico) è il modello vecchia scuola dei centralini telefonici: è un dispositivo hardware fisicamente presente in azienda, composto dal chassis (il contenitore principale alimentato a corrente, spesso appeso al muro), da schede di linea interna e urbana e dal permutatore, un insieme di cavi che trasportano la voce sotto forma di segnali elettrici; ogni telefono aziendale è collegato al centralino mediante un proprio filo di rame (doppino).
Il funzionamento di un centralino telefonico analogico si basa sulla commutazione di circuito: quando un dipendente compone un numero, il centralino attiva la matrice, un processore interno al chassis che individua la porta fisica cui indirizzare la chiamata e unisce il cavo del mittente della telefonata a quello del destinatario, consentendo in tal modo alla voce di viaggiare attraverso il filo.
È importante chiarire che un centralino "fisico" non è necessariamente sinonimo di "analogico". Sebbene i modelli tradizionali viaggiassero su rame, oggi esistono centralini fisici di nuova generazione (IP-PBX) che si installano in ufficio (on-premise) ma sfruttano la tecnologia VoIP. Questi sistemi mantengono il vantaggio di un hardware dedicato in sede, eliminando però i limiti del doppino telefonico tradizionale e garantendo una qualità audio digitale.

Centralino in cloud (o virtuale)

Niente chassis fisico e ingombrante, niente groviglio di cavi: l'evoluzione tecnologica ha dato vita al centralino telefonico in cloud, una soluzione moderna che sposta il "cervello" della comunicazione dai locali tecnici dell'azienda a server remoti e sicuri, gestiti via Internet.

Il ruolo del VoIP

Il motore che ha permesso il passaggio dai centralini fisici ai centralini virtuali è il VoIP (Voice over IP), una tecnologia che costituisce la spina dorsale delle telecomunicazioni moderne.
In cosa consiste? Spieghiamolo meglio.
Nel centralino in cloud, la voce del mittente della telefonata non viaggia più su reti telefoniche commutate, come accade con i centralini telefonici analogici, ma viene campionata e frammentata dal server in molteplici pacchetti di dati digitali che attraversano la linea Internet per poi essere ricomposti istantaneamente appena giungono all'orecchio del destinatario. Il risultato è dunque una connessione immediata caratterizzata da qualità audio cristallina.
In virtù di ciò, è comune al giorno d'oggi sentir parlare di centralino VoIP, per indicare un sistema che ha rotto i ponti col passato e che implica un vantaggio competitivo immediato: l'indipendenza dal supporto fisico, che consente ai centralini telefonici digitali di ricevere e inviare chiamate del numero aziendale in qualunque luogo e da qualsiasi dispositivo connesso a Internet tramite app dedicate, rendendo la mobilità e lo smart working realtà concrete e operative.
Esistono tuttavia anche altri pro: il centralino basato sulla tecnologia VoIP può essere attivato in poche ore, non necessità di manutenzione costante ed è spesso dotato di funzionalità aggiuntive, come il risponditore automatico, utilissimo per gestire professionalmente le chiamate in entrata mediante menù vocali complessi.

Centralino come asset strategico: l'integrazione CRM

Oggi un centralino non deve limitarsi a gestire il traffico vocale: il suo valore reale emerge quando dialoga con i tuoi strumenti di lavoro. 
Scegliere una soluzione moderna, in particolare in cloud, permette l'integrazione nativa con CRM e gestionali aziendali. Cosa significa in pratica? Che al momento della chiamata, sul monitor del dipendente appare automaticamente la scheda del cliente, lo storico degli ordini e le note pregresse. Questo non solo riduce i tempi di gestione, ma trasforma ogni conversazione in un'opportunità di vendita e customer care personalizzato, rendendo il centralino un vero alleato della strategia aziendale.

Come scegliere il centralino più adatto alle proprie esigenze

Passare da un centralino fisico negli uffici a uno virtuale non è solo un aggiornamento tecnologico, ma un cambio di passo strategico che si svincola dai limiti del passato divenendo un acceleratore di produzione fondamentale per ogni azienda che voglia restare competitiva.

Se la preoccupazione verte attorno a quanto costa il centralino telefonico e si desidera una soluzione economica che però unisca affidabilità, semplicità di gestione e innovazione, la soluzione di centralino aziendale proposta da Enegan rappresenta indubbiamente la risposta ideale; questa piattaforma di comunicazione integrata e scalabile è infatti paragonabile a un ecosistema completo che abilita la collaborazione immediata e totale, per crescere di pari passo al business aziendale.